Styret i SIOPS har besluttet at årsmøte 2023 skal avholdes som et hybrid årsmøte med både digital tilstedeværelse og fysisk fremmøte i Kongens Gate 9 i Oslo lørdag 22. april kl. 1100 til 1600.
Alle sakspapir, endringsforslag og avstemminger blir gjort digitalt i plattformen GoPlenum, og møtet streames og foregår på Zoom. Det blir videooverføring fra det fysiske møtet og deltakere digitalt vil vises på skjerm.
Påmelding til årsmøte gjøres ved å sende e-post til [email protected] merket «Landsmøtet 2023». Angi også om du deltar fysisk eller digitalt. Påmeldingsfrist er 10. april. Vi minner om at deltagelse på årsmøtet fordrer at medlemskontingent for 2023 er betalt. Medlemskap er åpent for alle som slutter seg til forbundets formål. Er du ikke medlem, så betal 300kr til konto 1506 47 41117 eller VIPPS 300kr til 11892, – husk å skrive «Medlemskontingent 2023 + navn» ved innbetaling.
Praktisk informasjon for digital del av årsmøte
Årsmøtet gjennomføres som en videokonferanse. Årsmøtet kommer til å foregå digitalt på plattformen Zoom. Det krever ikke at dere lager egen profil. Dere trykker bare på en link som vi sender ut, og som gir dere tilgang til det digitale rommet. Det eneste dere trenger er internett og noe å spille av dette på, helst datamaskin/PC. Det anbefales også at alle bruker headset/ørepropper slik at lyden blir best mulig. Nærmere detaljer om dette, samt digitale kjøreregler for møtet, kommer senere til de som er påmeldt til årsmøte. Sakspapirer vil bli sendt ut elektronisk til alle påmeldte.
I tillegg til at møtet foregår på Zoom, vil alle få tilgang til programmet GoPlenum. Her skal alle sakspapirene ligge og det er på denne plattformen alle sender inn endringsforslag, avgir stemme ved valg, voterer på sakene og melder seg til talerlisten. Dette krever at man har tilgang til smart-telefon, eller kan ha to internettfaner åpne samtidig (én for Zoom, og én for GoPlenum). Det blir gitt opplæring i bruk av dette i forkant av møtet.
Gjennomføring av årsmøte
Vi vet at enkelte kanskje ikke har tilgang til digitalt utstyr, eller som ikke føler seg like godt kjent med de ulike programmene. Vi oppfordrer alle til å ta kontakt dersom det er noe usikkerhet knyttet til dette. Ta kontakt så tidlig som mulig og i god tid i forkant av årsmøte, slik at vi kan hjelpe. På selve dagen vil det være svært begrenset hva administrasjonen kan bistå med grunnet gjennomføring av selve møtet.
Det kan også være en mulighet å ta kontakt med andre medlemmer, gjerne i sin egen region, for å be om veiledning/hjelp. Det finnes også muligheter for offentlig støtte til innkjøp av elektronisk verktøy (datamaskin) gjennom NAV.
For de som deltar fysisk må man ha med seg enten telefon eller datamaskin/nettbrett for å kunne gjennomføre avstemminger og levere inn endringsforslag.
Forslag til sakslisten til årsmøte
Ved forslag til nye saker til sakslisten, må det fremsettes et saksforslag med konkret tittel for selve saken, kort begrunnelse for saken, og forslag til vedtak i saken som det er mulig å stemme over. Saker som ønskes behandlet på årsmøte må sendes til styret innen 24. mars til [email protected].
Det blir egen vurdering med styret på om sakene skal behandles eller ikke.
Saker som ønskes satt fokus på, men som det ikke skal stemmes over, tas under sak «Åpen debatt og informasjon fra medlemmene». Dette blir informasjons- og debattsaker, hvor det er medlemmene som setter agendaen og sier hva de mener om ulike ting i organisasjonen vår. Dette er en viktig sakspost under årsmøte. Det er dog avsatt begrenset med tid for slike innlegg, og vi vil komme tilbake til digitale møteregler om dette.
Valg
SIOPS administrasjon vil informere om at følgende verv er på valg i 2023:
- Nestleder i styret
- 2 Styremedlemmer
- 3 Varamedlemmer
- 1 medlem og 1 vara til kontrollkomite
- 1 medlem og 2 vara til valgkomite
Vi oppfordrer våre medlemmer til å fremme sine forslag på kandidater til valgkomiteen. Frist for å gi innspill til valgkomitéen er 26.mars.
Valgkomiteen fremmer sin innstilling på kandidater til de ulike vervene som er på valg, og det sendes ut sammen med øvrige sakspapirer til deltakerne. «Benkeforslag» kan fremmes i møtet, men må fremmes gjennom GoPlenum – slik at vi kan stemme over alle innkomne forslag. Nærmere informasjon om dette kommer også senere til deltakerne.
Frister
24. mars: Frist for innmelding av saker til årsmøtet.
26. Mars: Frist for innspill til valgkomitéen.
10. april: Frist for påmelding til årsmøte.
11. april: Sakspapirer sendes ut pr E-post. Det blir ikke sendt ut fysisk.
